管理體系認證審核實施計劃
1、質量體系認證計劃怎麼寫?要具備什麼條件才可以認證?
***公司九月份(TS16949)認證工作計劃
序號 工作內容 責任部門 完成時間 完成情況
1 一.宣傳鼓動
採取宣傳欄、橫幅標語和問卷等各種方式向全體員工展示以下內容:
a.質量方針
b.質量方針內涵
c.質量目標
d. 計劃通過TS16949:2009三方審核的時間
e.2010年公司經營目標,實際達成狀態和趨勢
g.現場5S活動等內容。
營造出***公司正在全力推行TS16949:2009國際標準的氛圍。調動全體員工的熱情,積極參與認證工作。學習質量方針、質量方針內涵和質量目標的內容。准確掌握有關運作程序,形成記錄。踏踏實實做好本崗位工作,迎接十一月份三方審核。 綜合部 9月15日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.編制《部門職責管理辦法》、《員工激勵管理辦法》《電腦、網路管理辦法》 綜合部 9月20日
三.素質
實施素質現狀調查,形成人員素質狀況矩陣表
特殊過程人員清單→資格證明,特殊過程人員的頂崗計劃 綜合部 9月30日
四.編制2010年度員工培訓計劃,並按計劃實施九月份培訓資料匯總
五.編制公司中長期發展計劃
六.九月份經營計劃及過程目標完成狀況統計匯總(10月5日完成) 綜合部 10月5日
七.過程目標
統計分析「 文件發放及時率」
統計分析「培訓計劃完成率」
統計分析「員工滿意度」
統計分析「千人負傷率」
綜合部 9月30日
一.編制《倉庫管理辦法》(倉庫貯存條件的規定,包括防火、防潮等安全設施) 營管部 9月20日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.經營
編制年度、月度經營計劃、產品計劃通知單
生產能力調查資料(生產部提交)
顧客訂貨信息登記
A、B、C類合同評審資料
交付計劃完成率(生產部提交)
合同/訂單/經營計劃更改、更改信息傳遞
顧客檔案的建立
成品庫房帳、卡、物一致
先進先出的策劃收發存的交接手續
銷售人員/合同評審人員授權書 營管部 9月30日
2 三.采購
A、B類供方質量能力審核
A、B類年度合格供方的名冊
A、B類供方年度質量體系開發計劃
A、B類采購物質質量協議、價格協議、技術協議
A、B類供方的供貨業績評價(每半年)
A、B類質量信息反饋台賬
采購物資分類清單(ABC三類)
采購物資采購文件(采購訂單、技術標准、交付進度要求等)的發放記錄
供方交付進度的跟催記錄
進貨物資的報驗通知
四.過程目標
統計分析「合同評審率」
統計分析「顧客滿意度」
3 一. 編制《設備操作、保養規程》《全生產管理辦法》《5S檢查標准及管理辦法》 生產部 9月20日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.生產
生產能力調查資料
生產計劃(年、月份)
生產計劃更改資料
生產進度監控(日、周、月) 生產部 9月30日
三.設備
設備台帳(註明關鍵設備)
設備保養維護年、月計劃及實施記錄
各類設備日常點檢記錄
統計分析「設備完好率」
設備標識(完好設備、關鍵設備、封存設備、報廢設備)
設備操作證(全體員工持證上崗)
設備檔案、設備履歷卡
設備潤滑、清洗換油計劃與實施
設備易損件安全庫存明細(註明關鍵設備)。
四.現場
5S現場檢查結果評比、展示 生產部 9月30日
五.工裝
工裝標識(名稱、規格、數量)
工裝的日常保養(記錄)
工裝的預防性維修(記錄))
工裝易損件安全庫存明細。
六.過程目標
統計分析「產品一次交驗合格率」
統計分析「產品交付計劃完成率」
統計分析「5S現場檢查合格率
統計分析「設備完好率」
統計分析「設備完好率」
七.檢驗
過程檢驗和試驗記錄
全尺寸檢驗和功能試驗報告
檢驗人員資質持證上崗
4 一. 編寫《MSA分析管理辦法》《產品檢驗規程(含接收准則)》 質管部 9月20日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.體系:
一、二方ISO/TS16949審核員的資格
內審年度計劃和審核實施計劃(產品、過程、體系) 質管部 9月30日
三.持續改進:
制定年度持續改進計劃
四.測量設備:
計量管理人員的資格
委託外部檢驗和試驗機構的資質證明
檢驗測量和試驗設施台賬
檢測設施的周期檢定計劃
檢測設施使用有效期限的標識
檢驗測量設備的操作保養規定
必要的檢定規程及校準記錄(針對自檢的器具)
測量系統分析計劃
五.檢驗
進貨檢驗和試驗記錄
進貨檢驗不合格品控制、缺陷收集卡
過程檢驗和試驗記錄
過程檢驗不合格品控制、缺陷收集卡
最終檢驗和試驗記錄
最終檢驗不合格品控制、缺陷收集卡
檢驗人員資質持證上崗
5 六.過程目標
統計分析「產品退貨率(ppm)」
統計分析「記錄抽查合格率」
統計分析「測量設備定期檢定/校準計劃的完成率
統計分析「MSA分析計劃完成率」
統計分析「原材料檢驗合格率」
統計分析「檢驗中的漏錯檢率」
統計分析「不合格品及時處置率」
統計分析「體系審核完成率」
統計分析「過程審核完成率」
統計分析「產品審核完成率」
統計分析「管理評審輸出要求落實率」
統計分析「糾正預防措施落實率」 質管部
9月30日
6 一.編制《FMEA控制管理辦法》《控制計劃管理辦法》《SPC分析管理辦法》 技術部 9月20日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.技術文件
技術文件的總控清單;外來技術文件的總控清單。
技術文件和資料的標識(圖號/編號、受控、)
技術文件的更改(更改許可權、更改標識、相關文件的同步更改)
技術文件的存檔管理
貯存條件(防火、防潮、防霉、防蛀、防損壞、防竊)
電子文件的管理規定 技術部 9月30日
三.APQP
從公司產品中選出典型產品模擬開發一套APQP數據和資料
¨流程圖→FMEA→控制計劃→作業指導書
¨對工藝相同的產品在控制計劃中附以引用清單
¨根據現生產出現的不合格以及缺陷問題進行P-FMEA的動態完善,並不斷磨合生產控制計劃。
過程能力CPK/PPK分析(針對特殊特性),目標穩定工序CPK≥1.33,不穩定工序PPK≥1.67 技術部 10月15日
四.過程目標
統計分析「產品質量先期策劃 (APQP)計劃完成率」
7 一.質量成本
質量成本計劃
質量成本的核算
質量成本的開支范圍
質量成本的分析和報告 財務部 9月30日 9月30日,由總經理、
管理者代表、總工、各部長到會,聽取各部門匯報九月份認證工作計劃完成情況(各部門要攜帶實際記錄到會匯報)。
二.過程目標
統計分析「質量成本分析報告完成率」
統計分析「銷售收入」
統計分析「銷售成本」
統計分析「管理費用」
統計分析「財務費用」
統計分析「產品銷售費用」
統計分析「利潤」
2、iso9001質量管理體系認證流程,最好詳細點
ISO9001質量管理體系認證流程,如以下所示:
1、前期准備工作:建立了文件化的質量管理體系;質量管理體系運行三個月以上;至少進行過一次內部質量管理體系審核與管理評審,且內審已覆蓋所有的 場所和標准條款;提供質量手冊及程序文件。
2、與相關人士進行信息交流。通過人員互訪、電話、傳真、電子郵件等方式相互了解,確定實施認證的初步意向和可行性。
3、提交認證申請。有意向的申請組織填寫《質量管理體系認證申請表》及其附件《認證信息調 查表》,認證公司進行評審通過後,將與申請組織進一步聯系,必要時進行現場訪問, 了解受審核方的基本情況和質量管理體系的建立與實施情況, 並作出書面報價。
4、簽訂合同。在獲得申請組織明確的合同簽定意向並通過了合同評審後,雙方簽訂《質量 管理體系認證服務合同》 , 認證公司將指定審核組長自合同生效日起負責審核活動的開展與實施。
5、進入第一階段審核(預評審)。受審核方將正式發布的質量管理體系手冊、程序文件送交認證公司,由審核 組長根據認證要求在組織現場進行文件審查,並將審查結果書面告知受審核方。 如有不符合處,受審核方應作修改直至滿足相應要求為止。
7、進入第二階段審核(現場審核)。審核組將按照認證計劃實施現場審核。審核要求覆蓋申請認證全部范圍並符 合 ISO9001 質量管理體系標準的全部要求。以抽樣審核的方式進行。第二階段 審核將開出不符合項,並要求實施糾正。現場審核將給出書面的審核報告,宣布現場審核結果,告知是否予以推薦注冊。
8、進入發證後的監督(監督審核)。在證書有效期內安排3次監督審核。第一次監督審核在 6-9 個月內進行(從初審完成日期計算),以後每一次不超過 12 個月,基本程序參照初次現場審核進行。根據監督審核結果,認證公司將作出保持、擴大、縮小、暫停、注消認證的決定。
9、進入復評(換證審核)。認證證書有效期屆滿時, 獲證方至少應提前 3 個月向認證公司提出復評申請, 復評合格後,換發新證書,復評程序與認證程序一致。復評可與有效期內的最後一次監督審核結合進行。
(2)管理體系認證審核實施計劃擴展資料
ISO9001質量管理體系是被全球認可的質量管理體系標准。ISO9001是國際標准化組織融合現代管理學最新的理念精華,推出的最新質量管理體系標准,更加適用於各種類型、各種行業的組織。
ISO9001為組織提供了一種切實可行的的方法,以體系化模式來管理組織的質量活動,並將「以顧客為中心」的理念貫穿到標準的每一元素中去,使產品或服務可持續地符合顧客的期望,從而擁有持續滿意的顧客。
參考資料
網路:ISO9001
3、質量管理體系認證審核主要是哪些方面的內容?
4.1 審核計劃
a) 管理者代表負責編制《年度審核計劃》,審核計劃內容包括:審核的目的和范圍、審核的依據、審核時間和審核的頻次;
b)
在質量管理體系建立之初,應適當增加審核的頻次,在質量管理體系運行基本正常後,內部審核的時間間隔為一年,每年至少一次組織對質量管理體系進行集中式審核;
c)
如遇下列情況,可適時組織內部審核:發生了嚴重的質量問題或用戶有嚴重申訴;組織機構有較大的調整變動時;產品、生產技術與裝備以及生產場所有較大改變、質量體系結構有重大變化時;
d) 審核計劃經總經理批准後實施;
e) 審核計劃在執行中,若發現有不合理或不合適時,可適時進行調整,並經總經理批准。
4.2審核准備
a) 內審員:具有高中或中專以上的學歷,具有一定的組織管理和溝通能力,接受具有內審員培訓資格的機構的培訓,並取得培訓合格證書;
b)
根據審核工作要求,管理者代表任命具有內部審核員資格的合適人選擔任審核組長。審核組長應具備較強的管理能力和經驗,負責審核的具體組織工作,有權對審核工作的開展和觀察結果作最後決定;
c)
由審核組長組織具有內部審核員資格且與被審核區域無直接責任者擔任審核組成員,並根據計劃適當的分工,作好准備;由審核組長編制《審核實施計劃》,由管理者代表審批。審核計劃提前一周發出書面通知到各有關部門。
d) 由審核員根據分配的任務進行《內審檢查表》的編寫,並經小組討論,審核組長批准。檢查表的主要內容應包括:審核的項目、檢查方法、檢查記錄等。
.3 審核實施
a)
在審核開始前,由審核組長主持召開首次會議,向受審部門介紹審核的目的和做法,會議應做好記錄,與會人員都要簽名。參加首次會議的人員:審核組全體成員、總經理(必要時)、管理者代表、受審部門負責人及主要工作人員;
b)
首次會議後,按計劃進行現場審核,現場審核應按照檢查表內容進行。審核員通過交談,查閱文件,檢查現場,收集證據,檢查質量體系運行情況,並詳細記錄檢查的時間、地點、受審對象(人員、設備、過程)實施情況等;
c) 審核員在審核中,必須依據事實確定客觀證據,有爭議時,可重新研究確認;
d)
審核組應對不合格情況進行匯總分析,並將結論性意見與受審部門負責人溝通和確認後,編寫不合格報告。不合格報告內容應包括:受審部門及負責人姓名、職務、審核員姓名、審核依據、不合格報告事實描述、不合格原因分析、建議採取的糾正措施計劃及完成日期、管理者代表審批、驗證記錄等;
e) 審核結束,由審核組長主持召開末次會議,管理者代表、受審部門負責人及有關人員、審核組成員、參加會議。由審核組長報告審核結果。
4.4 審核報告
a) 由審核組長或其授權的審核員編寫審核報告,管理者代表確認後簽字,報送總經理、及各有關部門;
b)
審核報告內容應包括:受審部門及負責人、審核的目的和范圍、審核日期、審核組成員、審核的依據、受審部門的主要參與者(姓名、職務)、首次會議記錄、末次會議記錄、不合格項、審核綜述及審核結論、對糾正措施完成的期限要求、審核報告分發范圍、審核組長簽字、管理者代表審批。
4.5 糾正措施
責任部門在收到不合格報告以後兩天之內對不合格項進行原因分析,並制定糾正措施,報管理者代表審批後實施糾正措施;管理者代表對糾正措施中的工作項目進行跟蹤檢查,並驗證糾正措施完成日期及實施情況。
4.6
內部質量體系審核中的全部記錄由審核組長移交管理者代表,並按《質量記錄控製程序》進行保存,並在管理評審時提交總經理,作為管理評審輸入的內容。
4、ISO9001體系認證的推行需要走哪些步驟?盡量詳細點兒
ISO9001體系認證的推行需要走哪些步驟可看這圖就清楚明白了。
5、質量管理體系認證的策劃設計
質量體系建立和完善的過程,是始於教育,終於教育的過程,也是提高認識和統一認識的過程,教育培訓要分層次,循序漸進地進行。
第一層次為決策層,包括黨、政、技(術)領導。主要培訓:
1.通過介紹質量管理和質量保證的發展和本單位的經驗教訓,說明建立、完善質量體系的迫切性和重要性;
2.通過ISO9000族標準的總體介紹,提高按國家(國際)標准建立質量體系的認識。
3.通過質量體系要素講解(重點應講解「管理職責」等總體要素),明確決策層領導在質量體系建設中的關鍵地位和主導作用。
第二層次為管理層,重點是管理、技術和生產部門的負責人,以及與建立質量體系有關的工作人員。
這二層次的人員是建設、完善質量體系的骨幹力量,起著承上啟下的作用,要使他們全面接受ISO9000族標准有關內容的培訓,在方法上可採取講解與研討結合。第三層次為執行層,即與產品質量形成全過程有關的作業人員。對這一層次人員主要培訓與本崗位質量活動有關的內容,包括在質量活動中應承擔的任務,完成任務應賦予的許可權,以及造成質量過失應承擔的責任等。 盡管質量體系建設涉及到一個組織的所有部門和全體職工,但對多數單位來說,成立一個精乾的工作班子可能是需要的,根據一些單位的做法,這個班子也可分三個層次。
第一層次:成立以最高管理者(廠長、總經理等)為組長,質量主管領導為副組長的質量體系建設領導小組(或委員會)。其主要任務包括:
1.體系建設的總體規劃;
2.制訂質量方針和目標;
3.按職能部門進行質量職能的分解。
第二層次,成立由各職能部門領導(或代表)參加的工作班子。這個工作班子一般由質量部門和計劃部門的領導共同牽頭,其主要任務是按照體系建設的總體規劃具體組織實施。
第三層次:成立要素工作小組。根據各職能部門的分工明確質量體系要素的責任單位,例如,「設計控制」一般應由設計部門負責,「采購」要素由物資采購部門負責。組織和責任落實後,按不同層次分別制定工作計劃,在制定工作計劃時應注意:
1.目標要明確。要完成什麼任務,要解決哪些主要問題,要達到什麼目的?
2.要控制進程。建立質量體系的主要階段要規定完成任務的時間表、主要負責人和參與人員、以及他們的職責分工及相互協作關系。
3.要突出重點。重點主要是體系中的薄弱環節及關鍵的少數。這少數可能是某個或某幾個要素,也可能是要素中的一些活動。 質量方針體現了一個組織對質量的追求,對顧客的承諾,是職工質量行為的准則和質量工作的方向。制定質量方針的要求是:
1.與總方針相協調;
2.應包含質量目標;
3.結合組織的特點;
4.確保各級人員都能理解和堅持執行。 現狀調查和分析的目的是為了合理地選擇體系要素,內容包括:
1.體系情況分析。即分析本組織的質量體系情況,以便根據所處的質量體系情況選擇質量體系要素的要求。
2.產品特點分析。即分析產品的技術密集程度、使用對象、產品安全特性等,以確定要素的採用程度。
3.組織結構分析。組織的管理機構設置是否適應質量體系的需要。應建立與質量體系相適應的組織結構並確立各機構間隸屬關系、聯系方法。
4.生產設備和檢測設備能否適應質量體系的有關要求。
5.技術、管理和操作人員的組成、結構及水平狀況的分析。
6.管理基礎工作情況分析。即標准化、計量、質量責任制、質量教育和質量信息等工作的分析。
對以上內容可採取與標准中規定的質量體系要素要求進行對比性分析。 因為在一個組織中除質量管理外,還有其他各種管理。組織機構設置由於歷史沿革多數並不是按質量形成客觀規律來設置相應的職能部門的,所以在完成落實質量體系要素並展開成對應的質量活動以後,必須將活動中相應的工作職責和許可權分配到各職能部門。一方面是客觀展開的質量活動,一方面是人為的現有的職能部門,兩者之間的關系處理,一般地講,一個質量職能部門可以負責或參與多個質量活動,但不要讓一項質量活動由多個職能部門來負責。目前我國企業現有職能部門對質量管理活動所承擔的職責、所起的作用普遍不夠理想總的來說應該加強。在活動展開的過程中,必須涉及相應的硬體、軟體和人員配備,根據需要應進行適當的調配和充實。
6、iso9000質量管理體系內部審核員審核計劃書怎麼寫?
20 年度9月 ISO/TS16949質量管理體系
內部審核實施計劃
編號:
一、 審核目的:
判定公司ISO/TS16949質量管理體系是否符合標准要求,體系運行是否有效。
二、審核依據:
1、 ISO/TS16949:2009標准;
2、 相關的法律法規(含產品標准);
3、合同/顧客特殊要求(含相關程序);
4、含質量方針的質量手冊、程序文件;
5、控制計劃、管理規范,技術圖紙和作業指導。
三、審核方法:
查資料、現場觀察或實測、詢問;
四、審核范圍:
區 域----本公司辦公、生產、後勤有關區域、現場
體系覆蓋產品及過程----車載電子產品的設計開發、生產、銷售及售後服務的管理。
五、審核組
組長:
A小組:
B小組:
C小組:
六、審核時間:2009年9月21日~ 9月26日
七、審核實施計劃 (見下頁)
八、其他注意事項:
1、本次審核設組長一名,由管代擔任,其餘內審人員兩人一組,不設小組組長,審核任務由小組兩人共同完成,審核中出現的具體問題直接匯報組長;
2、利用一周左右時間,各小組可以按照實施計劃安排的時間實施審核也可依據各部門具體工作另行確定時間,時間安排上需受審核與審核小組雙方同意,以不影響正常工作進行為原則;。
3、請各小組提前預習受審核部門的相關文件,審核檢查表由總經辦負責提供;
4、各小組做好審核記錄,審核結束後,內審記錄提交總經辦存檔;
5、根據檢查結果各小組負責不符合項開具,不符合項的整改由總經辦體系負責追蹤;
6、在審核時間內,各部門部長安排好本部門工作,保證正常工作的有序進行。
審核實施計劃表
日期 時間 審核內容 審核組
過程及其對應條款 過程擁有者
9月21日 9:10~9:30 首次會議 (受審核方負責人及內審小組成員)
10:00-11:00 高層管理/持續改進過程
5/6.1/8.2.1 總經理
A
14:00~17:00 質量成本和效益控制
5.5.1/5.6.1.1/6.1/7.1/7.4.3.2/7.5.5.1/8.3/8.4 財務部
C
9月22日 9:10-12:00 與顧客有關的過程
7.1.1/7.2/7.3.2/7.5.1.7-8/7.5.5/8.2.1 銷售管理中心() B
13:30-17:30 監視和測量過程/實驗室要求
5.5.1.1/5.5.2.1/5.6.2.1/7.1.2/7.3.5/7.4.3.1/7.5.3/7.6/
8.2.2.3/8.2.4/8.3/8.4/8.5.2 質管部
() A
9月23日 9:10-12:00 產品實現策劃過程—產品設計
4.2.3.1/6.2.2.1/6.3.1/7.1.1/7.1.4/7.3/8.5.2.2 產品開發 G
13:30-17:00 產品實現策劃過程—製造過程設計
4.2.3.1/6.2.2.1/6.3.1/7.1.1/7.1.4/7.3/8.5.2.2 產品工藝部
E
9月24日 9:10-12:00 供應鏈管理過程
4.1.1/7.3.3/7.4/7.5.5/8.2.4/8.4 物流部
F
13:30-17:00 生產部和服務提供過程
4.2.3-4/6.2/6.3/6.4//7.1.1/7.1.4/7.3/7.5/7.6/8.2.2.2/
8.2.3.1/8.2.4/8.3/8.4/8.5.1/8.5.2 生產部
H
9月25日 9:10-9:40 質量體系策劃過程、人力資源管理過程
4.2.3-4/5.4.1/5.5/6.2/8.2.1~2/8.4/8.5 管理者代表
D
9:40-12:00 管理監視和測量/內審過程
4.1/4.2/7.1/8.1/8.2.2/8.5 總經辦
D
14:00-17:00 資源管理過程
5.4.1/5.5/6.3/6.4/8.4 行政部
B
9月26日 9:30-10:30 審核小組會議
11:00-12:00 末次會議(受審核方負責人及內審小組成員)
備註:在各部門均審查4.2.3、4.2.4、5.5.1、6.2、8.4、8.5
編制/日期: 審核/日期: 批准/日期:
7、如何實施增值的質量管理體系認證審核
本文從認證審核的經驗、經歷以及近幾年新出現的ISO9001認證企業逐年遞減的現象提出認證機構開展有效的增值審核的重要性,並從確立質量體系符合性的新理念、嚴把審核員准入關、提升管理科學知識和專業知識、充分理解和應用系統方法和過程方法、擯棄現有認證審核記錄模式,並以有效的溝通開展質量管理體系認證審核等方面論述如何開展有效的質量管理體系增值審核。
1問題的提出
越來越多的組織已經獲得ISO9001質量管理體系認證,或者已經按照質量管理體系國際標准或類似標准建立並實施其管理體系,據國際標准化組織(ISO)中央秘書處進行的2007認證調查表明,截止於2007年12月,全球通過ISO900l認證組織達951486個。這是一個十分令人鼓舞的數字,全球相當大部分的組織已經把引入質量管理體系作為戰略的選擇。但是,仔細分析這組數據,有一種現象也不得不引起重視,那就是逐年明顯減少的ISO9001認證組織增加的數量。
是什麼原因導致ISO9001認證組織增加數逐年明顯減少?簡單的邏輯很容易想當然地認為可能是大多數組織已經通過認證,可認證的企業數越來越少。但是,事實並非如此!認證組織增加數大幅減少的原因還有大量的認證組織大量流失。據不完全的統計,目前國內認證機構ISO900l認證組織數量的流失數幾乎與增加數持平,甚至還有一些認證機構出現新認證企業少於流失企業數量。這實際上可能是一種信號,那就是越來越多的組織懷疑認證能夠為組織帶來什麼?
2質量體系增值審核研究
一個組織之所以會申請管理體系認證,主要出於如下幾個原因:1)組織客戶要求;2)行業協會要求;3)組織自身管理要求。在早期,外部要求可能是組織申請認證的主要原因。現在,為了提升自身管理水平作為出發點申請認證的組織已越來越多。因此,組織選擇認證機構也更加註重能否為其帶來增值。
所謂的「增值審核」實際上是一種評價和改進風險管理、控制和管理過程的有效性的系統的、有規則的審核,是提高審核有效性和顧客滿意的審核。具體體現為減少發生風險、改進對規定產品或服務質量的保證、減少產品或服務的交付成本、減少產品或服務的交付時間、改進對資源的管理(人員、設施、資金等)、政策指導等方面。
認證機構如何通過其審核員實施審核為組織帶來增值呢?
通過十多年在國內認證機構的審核實踐以及與DNV、SQS、NSAI、UL等歐美審核員數十次聯合審核的實踐,以及對INTEL,KODAK,ABB,DELL等著名企業的審核實踐,筆者認為可以從以下幾個方面去著手。
2.1 確立關於質量管理體系符合性的正確理念一個組織按照ISO9001建立、實施質量管理體系時,必須充分考慮了組織內怎樣使用基於質量管理體系的ISO9000族國際標准來幫助組織實實在在地提高管理的規范性,提高工作效率,提高效率,提升組織自己的產品和工作質量,這樣的質量管理體系對組織才是有效的。
相反,如果簡單地寫幾個不能反映組織的實際工作情況的文件,建立了一套官僚的手冊、程序和記錄,只求得到ISO9000認證,這樣的質量管理體系不但增加組織的管理成本,變成俗稱的「兩張皮」現象,是沒有意義的。
所以,認證機構的審核員,在審核一個組織的時候,不要把質量管理體系的符合性簡單理解為建立一套符合ISO900l國際標準的質量管理體系並實施就可以了,而是要看一個組織是否真正吸收ISO9000族標準的質量管理理念,是否把ISO9001提供的管理要求當作一種工具用在組織管理實踐中並切實執行,取得成效。
2.2嚴把審核員准入關
國外認證機構如DNV、BSI等審核員人職的主要決定權在於認證機構本身,認證機構對一個擬用審核員,首先考核的是個人已經具備的素質,包括責任心、形象、語言能力、綜合管理知識、管理能力、質量管理經驗、學歷。至於審核員審核技能基本是在招納以後進行審核員課程教育培訓和機構組織技能訓來達到,招聘的審核員都是具有實際基層和管理層工作經驗的精英。
相比之下,國內認證機構招聘審核員首先是看這個審核員是否具備CCAA國家注冊資格,只要具備注冊資格,基本會使用。不從機構本身定位,確定審核員任職條件來選聘審核員,很難達到選對人和用對人的目的,因此造成所聘用審核員水平和層次的參差不齊。
2.3提升管理科學知識和專業知識
分析目前國內內資認證機構人力資源的構成情況,大多認證機構所擁有的審核員中,具備較好的管理科學知識和專業知識的審核員在機構中占據比例不足3成,多數認證機構中具備企業基層和管理層工作經驗的審核員占據比例不足4成。
如果審核員僅具備一般審核知識,對於一個管理基礎比較差的組織,也是很容易對照被審核質量手冊和程序在審核中發現一大堆的問題——所謂的「不符合項」;對於一個管理基礎比較好的組織,發現的問題就比較少了;對於管理基礎很好的組織,基本發現不了什麼有價值的問題。
根據筆者對收集到的2007。2008年80家企業的認證審核案例的研究統計,這些審核員開具的「不符合項」大多為一些「文件性」、「實施性」不符合。比如文件控制的問題,有文件沒有很好去執行的問題,而且問題主要集中在「4.2.3文件控制」,「5.6管理評審」、「6.2人力資源」、「7.2.2與產品有關要求的評審」、「7.5.1生產和服務提供的控制」以及「8.2.2內部審核」。所提問題基本屬於比較孤立的、簡單的問題,而非系統性的問題。
要在審核中發現真正有價值的「不符合項」,除了提高審核員的審核知識和技巧之外,更重要的是提升管理科學知識和專業知識,才能在審核中更好地與受審核認證組織開展管理與專業方面溝通交流,切實做到在審核中發現一些組織質量管理中的系統性問題,發現一些真正有價值的「不符合項」。
2.4充分理解和應用過程方法和管理的系統方法
充分理解過程方法和管理的系統方法是成功實施增值質量管理體系審核的關鍵。ISO9001:2008標准實際上要求確定如何使用過程方法審核以確定質量管理體系的「有效性」,要求審核員在開展審核時能夠提供增值的服務,這實際上也是標准符合性審核的最大挑戰。
過程是組成質量管理體系的基本單元,它包括了輸入、輸出、活動和所使用的資源這4個基本要素,要充分理解建立並實施有效的質量管理體系就是要通過確定、管理、控制和改進質量管理有關過程來達成。
質量管理體系是一種系統,可以看作是由相互關聯的過程組成,每個過程都有各自的功能,並通過過程之間的相互作用共同來實現質量管理體系的目的。審核具體質量管理體系時要充分理解需要哪些過程?這些過程應以什麼樣的順序和關系運作?從而能夠實現質量方針和目標,並提高有效性和效率。
要使質量管理體系審核增值,需要審核員站在一定高度去審視一個組織的管理狀況,需要突破組織的管理框架。不但從微觀角度還要從宏觀角度以及縱向橫向分析組織的運作狀況和所發現的問題,提出組織管理存在風險和系統性的問題,才能避免所提問題的孤立性和片面性,為組織開出適合其管理隋況的葯方,使審核增值。
2.5擯棄現有認證審核記錄模式
比較國外認證機構的做法,自2003年以後,國內認證機構在認證審核現場的做法已經陷入了一個審核員自我防衛的怪圈。審核員更多的時間是花在記錄其如何開展審核並符合認證機構合格評定上面,以證明其不折不扣依據審核計劃開展了必要的審核。熟不知,在受審核組織看來,花錢請你來,你是來抄記錄的?擯棄現有審核記錄模式已經勢在必行,否則對認證本意將造成更大的傷害。
2.6將審核方式從傳統的「檢查式」轉換為「溝通式」
在2000版ISO9001標准出現之前,因為導則要求審核員不能對被審核方提供任何建議,如果提建議就會被認為有咨詢嫌疑,所以早期的審核員與被審核組織之間通常都有溝通的鴻溝,似乎有一堵堅不可摧的「防火牆」,審核員進行審核也類似暗箱操作。解決這個問題的辦法其實並不難,可以通過實施透明的審核,認證評審機構可以將其對標準的理解透明化,除對審核員透明之外,也對被審核方透明。這樣做有利於審核員與受審核方進行充分的溝通,如果審核的做法能夠由傳統的「檢查」轉變為「溝通」,這個過程自然就增值了。
3結論
認證機構開展質量體系審核要真正做到增值,就必須確立質量體系符合性的新理念、嚴把審核員准人關、提升管理科學知識和專業知識、充分理解和應用系統方法和過程方法、擯棄現有認證審核記錄模式,並以有效的溝通開展質量管理體系認證審核。除此之外,持續提高審核員審核技能也是必不可少的重要環節。只有做到這些,質量管理體系的增值審核才能實現。
為組織提供增值的認證審核服務的任務已經擺在認證機構面前,誰能夠真正提供增值審核服務,誰將贏得並持續擁有認證審核市場。