體系認證中溝通渠道建立情況

1、內部溝通渠道、體系、機制的關系

一. 溝通渠道 gōutōng qúdào a way of exchanging ideas 指政府與民眾之間意見交流的途徑,是民主政治基本條件之一 企業組織的溝通渠道是信息得以傳送的載體，可分為正式或非正式的溝通渠道、向下溝通渠道、向上溝通渠道、水平溝通渠道。
價值觀在企業中的溝通渠道，有兩種方式：正式的和非正式的。正式的溝通渠道一般是自上而下的遵循權利系統的垂直型網路。非正式溝通渠道常常稱為小道消息的傳播，它可以自由地向任何方向運動，不受權利等級的限制。 正式溝通是指在組織系統內，依據一定的組織原則所進行的信息傳遞與交流。例如傳達文件、召開會議、上下級之間的定期的情報交換等。另外，團體所組織的參觀訪問、技術交流、市場調查等也在此列。 正式溝通的優點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強，易於保密，可以使信息溝通保持權威性。重要信息的傳達一般都採取這種方式。其缺點是：由於依靠組織系統層層的傳遞，所以較刻板，溝通速度慢。 非正式溝通渠道指的是正式溝通渠道以外的信息交流和傳遞，它不受組織監督，自由選擇溝通渠道。例如，團體成員私下交換看法、朋友聚會、傳播謠言和小道消息等都屬於非正式溝通。非正式溝通是正式溝通的有機補充。在許多組織中，決策時利用的情報大部分是由非正式信息系統傳遞的。同正式溝通相比，非正式溝通往往能更靈活迅速地適應事態的變化，省略許多繁瑣的程序；並且常常能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得的信息，真實地反映員工的思想、態度和動機。因此，這種動機往往能夠對管理決策起重要作用。 非正式溝通的優點是：溝通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及時了解到正式溝通難以提供的「內幕新聞」。非正式溝通能夠發揮作用的基礎，是團體中良好的人際關系。其缺點表現在：非正式溝通難以控制，傳遞的信息不確切，易於失真、曲解，而且，它可能導致小集團、小圈子，影響人心穩定和團體的凝聚力。 此外，非正式溝通還有一種可以事先預知的模型。心理學研究表明，非正式溝通的內容和形式往往是能夠事先被人知道的。它具有以下幾個特點：第一，消息越新鮮，人們談論得就越多；第二，對人們工作有影響者，最容易招致人們談論；第三，最為人們所熟悉者，最多為人們談論；第四，在工作中有關系的人，往往容易被牽扯到同一傳聞中去；第五，在工作上接觸多的人，最可能被牽扯到同一傳聞中去。對於非正式溝通這些規律，管理者應該予以充分注意，以杜絕起消極作用的「小道消息」，利用非正式溝通為組織目標服務。 現代管理理論提出了一個新概念，成為「高度的非正式溝通」。它指的是利用各種場合，通過各種方式，排除各種干擾，來保持他們之間經常不斷的信息交流，從而在一個團體、一個企業中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統。實踐證明，高度的非正式溝通可以節省很多時間，避免正式場合的拘束感和謹慎感，使許多長年累月難以解決的問題在輕松的氣氛下得到解決，減少了團體內人際關系的摩擦。 隨著互聯網和區域網的發展，人們對於傳統的正式的溝通渠道越來越不屑一顧，員工往往對正式的、強勢的價值觀灌輸方式持反感的態度。而非正式的、水平的公司員工個人之間的溝通網路對於價值觀信息的傳遞顯得尤為重要。 將正式的與非正式的溝通渠道相結合，為員工提供良好的企業價值觀信息來源與有效的反饋，對於加強公司文化十分重要。 微軟公司十分注重便捷而有效的溝通。微軟公司幾乎所有的員工都聚集在公司大片綠樹成蔭的「校園」內——位於西雅圖以東10英里的華盛頓特區雷德蒙德。盡管公司發展迅猛，增加了許多新員工，但公司仍力圖保持小公司的感覺。許多員工都將電子郵件視為直接公開交流的一種重要手段。員工們可以，而且也確實使用電子郵件與比爾·蓋茨和其他管理人員就許多問題進行交流，而且常常很快就能收到回復。 價值觀溝通渠道的選擇 不同的溝通渠道在信息的傳遞上有不同的特性，有效溝通渠道的選擇有利於價值觀信息在員工中的傳播。 下面的矩陣反映了不同的溝通渠道在傳遞信息的豐富性與規范性上的組合效果。 其中，豐富性強(分值高)表明溝通中傳遞的信息量大，可以提供大量的信息線索，如語言、體態、面部表情、手勢和語調、即時反饋以及親身的接觸等。規范性強表明信息更為直接、正式、清楚明確；而規范性弱表明信息較為復雜、內容較為模稜兩可。（採取標准化分值0~1，0分表示極弱，1分表示極強） 幾乎任何現代組織所採用的溝通方法都完全一樣：聲音文件、電子郵件、各種備忘錄、各種會議以及區域網和公司BBS等等，不僅僅限於上面矩陣中所列示的溝通渠道。而所有這些溝通方法都基於兩個基本方面：消息和會議。 會議是把組織結合在一起的凝固劑。公司會議、部門會議或小組會議，關鍵是讓信息全方位地順暢流動，而且為組織成員提供了某種程度的社會聯系。它有助於提醒出席會議的每一位員工：他們是組織中的一部分。會議取得成功的關鍵是確保需要參加會議的每一個成員都到場。為了保證每個人都能到場，為了使會議起到有效溝通的作用，要把這種會議作為一種制度，作為會議成員中每個人日程的固定項目。 另一個方面，領導可以通過四處走動來了解情況和傳達價值觀信息。有些最有效的、最有價值的溝通是在隨便的、非正式的閑談中完成的。比如在公司的小咖啡室里或吸煙室里、在去吃午飯的路上或者在客戶單位里等等。只要四處走走，與人聊一聊，聽聽員工的故事，也把自己的故事講給員工。通過這種方式可以獲得很多員工信息，可以是工作上的，也可以是員工家庭的，通過對員工信息的豐富把握，領導可以有效地了解員工的價值觀取向。同時，在這一過程中，領導可以引導員工加深對公司價值觀的認知和認同，並在以後的工作中恪守這一共有價值觀。 無論選擇哪一種溝通渠道，一定要確保經常而公開地進行這項工作，讓有效的溝通滲透到公司員工日常工作與生活中去。
二. 體系（system of systems）是一個科學術語，泛指一定范圍內或同類的事物按照一定的秩序和內部
聯系組合而成的整體，是不同系統組成的系統。自然界的體系遵循自然的法則,而人類社會的體系則要復雜得多。影響這個體系的因素除人性的自然發展之外，還有人類社會對自身認識的發展。 關於體系，往大里說，總宇宙是一個體系，各個星系是一個體系。往小里說，社會是一個體系，人文是一個體系，宗教是一個體系，甚至每一學科及其內含的各分支均是一個體系，一人、一草、一字、一微塵，也是一個體系。大體系裡含有無窮無盡的小體系，小體系裡含有無盡無量的、可以無窮深入的更小的體系。眾多的小體系，構成了一個大體系以至於總體系。總則為一，化則無窮，反之亦然，這就是體系。
三. 機制的本義和引申義 機制的本義 「機制」一詞最早源於希臘文，原指機器的構造和動作原理。對機制的這一本義可以從以下兩方面來解讀：一是機器由哪些部分組成和為什麼由這些部分組成；二是機器是怎樣工作和為什麼要這樣工作。 機制的引申義 把機制的本義引申到不同的領域，就產生了不同的機制。如引申到生物領域，就產生了生物機制；引申到社會領域，就產生了社會機制。

2、物業質量體系認證工作主要體現在哪幾方面.內容分別是什麼

一、物業管理質量體系總要求

1．物業管理公司應按照ISO9000：2008標准建立質量房管體系，並形成文件。

2．物業管理公司在實施質量管理體系之前，應做到：

（1）識別質量管理體系所需要的與管理活動、資源提供、服務實現和檢驗有關的過程，其中包括影響物業管理質量的外包過程。

（2）確定這些過程的順序和相互作用。

（3）確定所要求的准則和方法，以確保有效運作和對過程的控制。

（4）確保取得必須的資料以支持運作並監控過程。

3．物業管理公司應按照ISO9001：2008標准測量、監控和分析這些過程，並採取必須的措施以獲得策劃的結果。

4．物業管理公司應按照 IS09001：2008標准改進質量管理體系。

二、管理職責

（一）管理承諾

l．就滿足顧客要求和滿足法律、法規要求的重要性與公司或公司相關部門溝通。

2．制定質量方針和質量目標。

3．進行管理評審。

4．提供必需資源。

（二）以顧客為中心

公司經理應以增強顧客滿意為目標，確保顧客的要求得到確定和滿足。

（三）質量方針

公司經理應確保質量方針符合以下要求：

1．與公司的目的和意圖相適應。

2．包括滿足顧客要求的承諾和滿足持續改進質量管理體系有效性的承諾。

3．提供製定和評審質量目標的框架。

4. 在公司內得到溝通和理解。

5．通過持續適應性的評審。

（四）策劃

策劃應包括質量目標的策劃和質量管理體系的策劃。

1． 質量目標的策劃

公司經理應確保在公司內各級相關部門建立質量目標。質量目標應可以被測量，並與質量方針相一致。

2． 質量管理體系的策劃

（1）公司經理應確保質量管理體系的策劃符合質量目標的要求，符合質量管理體系的總要求。（2）在質量管理體系的實施中和變更策劃中，公司經理應確保質量管理體系的完整性。

（五）職責、許可權和溝通

1． 職責和許可權

公司經理應確保公司各部門和人員的職責與許可權得到規定。

2． 內部溝通

公司經理應確保在公司內建立適當的溝通過程，確保質量管理體系的有效性得到溝通。

（六）管理評審

管理評審應包括評價質量管理體系改進的機會和變更的需要，也包括評價質量方針和質量目標。

公司經理應定期對質量管理體系進行評審，以確保質量管理體系的持續適用性、充分性和有效性。

三、資源管理

資源管理涉及的過程包括：資源提供、人力資源管理、設施管理和工作環境管理。

（一）資源提供

公司應在兩個方面確定和提供資源，即：

1．實施質量管理體系、保持和改進質量管理體系有效性的過程所需要的資源。

2．為增強顧客滿意所需要的資源。

（二）人力資源

1． 人員安排

公司應依據過程需要設置崗位，根據《崗位職責》對各崗位的教育、培訓、技能和經歷等方面的要求聘任勝任崗位要求的人員。

2．培訓、意識和能力

（l）每年年底，公司教育培訓職能部門應根據員工質量意識、工作技能和改進質量管理體系有效性的需要，制定《年度培訓計劃入》。

（2）質量意識培訓的內容應包括：公司的質量方針、質量目標、公司的變化和發展；員工，尤其是優秀員工對公司的貢獻；公司對顧客、對社會的影響；管理理念、方法、手段的創新等。

（3）質量技能培訓的內容應包括：物業管理基本業務知識與技能；物業管理法律、法規；管理和社交技能；工作使用的文件等。

對國家規定的工種，如電工、電梯工、電焊工等，應外送培訓，確保持證上崗。

（4）公司教育培訓職能部門應做好員工培訓記錄，建立員工培訓檔案。

（三）設施、設備

l．服務提供涉及的設施、設備

（l）設施包括：教育設施、醫療衛生設施、文化體育設施、商業服務設施、儲蓄和郵政設施、市政公用設施、市政管理設施、空防設施等。

（2）設備有：電氣、通訊、空調、供暖、運載、給排水、消防、監控等設備。

2． 設備采購、驗收

設備采購按《設備采購程序》文件的要求進行采購；設備驗收應由工程部、使用部門和其他相關部門組成的驗收小組按《設備驗收程序》文件的要求進行驗收，並保留驗收記錄。

3． 服務設施、設備的維護

服務設施、設備的維護應按相關的維護保養規程執行。

（四）工作環境

1. 公司的工作環境因素

公司的工作環境因素包括：員工工作的用具、設備、設施的先進程度；工作方法；人體工效學；工作中的人際關系；工作空間的溫度、濕度、空氣流動、亮度、清潔度、噪音、污染等等。

2．公司應根據不同崗位的需要，識別工作環境因素，並使之處於工作要求的范圍。

四、服務實現過程

（一）服務實現過程的策劃

1．服務實現過程的策劃由公司管理者代表組織。

2．服務實現過程策劃的內容：

（1）服務實現所需要的過程、文件和資源。

（2）各服務實現過程的質量目標和要求。

（3）服務所要求的驗證、檢查、確認、驗收活動，以及服務確認、驗收的規則。

（4）用於證實服務實現過程和服務滿足要求而提供證據的記錄。

3. 服務實現過程策劃的輸出形式

可以用質量計劃作為服務實現過程策劃的輸出形式，質量計劃不應與建立的質量管理體系的要求相矛盾。

（二）與顧客有關的過程

1．顧客驗求的識別

（l）顧客的要求應包括：公司的公開承諾、法律法規的要求、服務標準的要求、顧客附加的其他要求等。

（2）顧客提出附加的其他要求，應進行評審。其中，對於非書面的要求，應由接待人員記錄後進行評審。

2. 服務要求的評審

（l）公司對服務要求進行的評審應在公司做出承諾之前。

（2）公司對服務要求進行的評審時，應確保服務要求得到規定；確保已解決與以前表述不一致的合同或訂單的要求；確保公司有能力滿足規定的要求。

（3）公司承諾的更改，應徵得業主委員會的確認，並經公司經理批准後公告顧客；顧客提出的服務內容、方式、地點等變更要求由顧客申請，管理處或主管人員確認後執行。不能實現的變更由管理處通知顧客；收費標準的更改應執行物價部門的規定，並應徵得業主委員會的確認後公告顧客。

（4）若顧客提出的要求沒有形成文件，公司在接受顧客的要求前，應對顧客的要求進行確認，如顧客通過電話請求零星的維修服務，服務人員應進行復述等。

（5）評審結果以及評審所引發的措施都應做好記錄。

3. 顧客的溝通

一些可採用的溝通方法有：

（1）描述服務的范圍、服務提供及時性。

（2）說明服務費用的多少。

（3）解釋服務、服務實現和服務費用三者之間的關系。

（4）向顧客解釋一旦發生問題時每個問題的後果和解決它們的方法。

（5）使顧客意識到他們對服務質量的貢獻。

（6）確定所提供的服務與顧客的真正需要之間的關系。

（三）采購

1．采購評價

（l）采購活動。物業管理公司的采購活動包括專業公司專項服務的采購和物業管理服務過程中所需的設備、設施及其他物資的采購。

（2）供方評價。物業管理公司在聘請專業公司之前，應對專業公司的投標書或管理方案進行評價。設備、設施及其他物資的采購，應由使用部門或采購部門填寫采購計劃或請購單，采購主管部門應對采購計劃或請購單進行評審。

2．采購信息

（l）專業公司的信息。專業公司提供的投標書或管理方案的內容應包括：專業公司的資質、曾提供過的服務、曾獲得過的評價或稱號；擬提供服務的組織機構與崗位設置、服務方式、服務設備、服務與承諾、經費預算等。

（2）設備、設施及其他物資的采購信息。采購計劃或請購單應寫明所采購設備、設施及其他物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、供貨時間等。供方的資質、信譽、產品資料等。

2. 驗收

已聘專業公司應按照初選試用、定期檢查、年度復評的方式進行驗證。設備、設施及其他物資的采購按采購計劃（或請購單）及《采購檢驗和驗收工作規程》的要求進行驗收。

（四）服務提供

1．服務提供的控制

（l）公司應為各項服務提供、制定相關的《工作程序》文件。

（2）服務提供中使用的設備、設施的使用和維護執行相關的設備、設施的《管理工作程序》文件。

（3）服務提供中使用的檢測和監控設備的使用和維護執行《檢測和監控設備控製程序》文件。

（4）服務的交付和交付後的服務過程的控制執行《服務質量評價控製程序》文件。

2．服務提供過程的確認

（1）服務提供過程確認的內容應包括：服務提供過程評價標准、服務設備和設施、人員的任職資格、服務方式和工作流程、質量記錄要求等。

（2）對於常規的服務提供過程，在其管理方式、服務設備、工作流程、質量要求發生改變時，應對其再確認。

（3）需要新的服務提供過程時，應對其確認，以證實服務提供過程滿足顧客需要的能力。

（4）確認情況和結論應記錄。

3．標識和追溯性。

（l）服務標識的內容。服務標識包括服務引導標識和服務狀態標識。在物業管理的服務區域內，需加引導的地方，須標明服務引導標識，如樓層標識、安全出門標識、火警電話標識、衛生間清潔標識、化糞池清理標識、設備安裝施工標識等等。物業管理公司的各級各類人員須著規定的工作服、佩帶工作證，以示標識。服務狀態標識，如模範崗、安全文明小區、綠化示範園等等。

（2）服務標識的方法。服務引導標識和服務狀態標識可使用標識牌法；不便使用標識牌法的服務狀態標識可以使用記錄法。

（3）通過記錄規定的信息，如操作者、作業時問等，實現服務的可追溯性。

4 顧客和開發商財產。

（l）公司控制下或使用的顧客和開發商的財產主要有：開發商提供的房屋及其設施；業主和使用人停放在管理區域停車場內的車輛；業主和使用人提供的用於維修、安裝的材料、零部件；業主和使用人的信件、郵包、報紙等。

（2）對顧客和對開發商提供的財產應按顧客和開發商提供財產的程序文件進行驗證、保管和維護，對其不適用或丟失、損壞的情況予以記錄，並及時報告顧客和開發商。

（五）測量和監控裝置的控制

1．保管人員應定期將測量和監控裝置送檢校準。

2．建立《測量和監控裝置台賬》，以控制測量和監控裝置的送檢、校準狀況，反映異常狀況及處理異常狀況的措施。

3．測量和監控裝置應有明顯的標識表明其校準狀況，其標識應與《測量和監控裝置台賬》記錄內容一致。

4、管理處負責保存《測量和監控裝置台賬人

5．測量和監控裝置在校準後被發現失准，管理處有關主管應負責組織對以前的測量數據進行評審和處理。

6．使用人員應根據工作的需要，選擇測量和監控裝置。

7．測量和監控裝置在使用中，嚴格禁止私自拆裝、撕毀校準標志，防止造成失准和安全事故。

8．測量和監控裝置中使用的計算機軟體，應確認其滿足預期用途的能力。

五、測量、分析和改進

（一）策劃

公司應策劃測量、分析和改進過程，以便證實：顧客對服務的滿意度、服務實現過程的能力、質量管理體系運行的有效性。

（二）監視和測量

1．顧客滿意

顧客的滿意和不滿意可通過以下方式獲得：

（1）對顧客的調查。

（2）對顧客的訪問或座談。

（3）日常與顧客的接觸了解。

（4）顧客的要求、投訴記錄等。

2．內部審核

(1)公司開展內部審核，檢查、驗證公司服務實現過程和質量管理體系是否符合ISO9001：

2008標准、質量管理體系文件、法律、法規和物業服務合同的要求，確保質最管理體系的符合性和有效性，為管理評審提供現實的證據。

（2）由內審員組成的內審組進行內部審核。管理者代表任內審組組長，內審員應具有內審員資格並獨立於被審核部門之外。

（3）公司應定期進行內部審核，必要時，可隨時安排公司或指定部門的審核。

（4）內部審核按照計劃安排和《內部審核程序》進行，審核的結果應形成報告，並由管理者代表審核後送達管理者和各相關部門。

（5）對審核中發現的不合格項，由內審組發出《不合格報告》，由責任部門限期糾正，內審組進行跟蹤、驗證。

（6）內部審核形成的報告和記錄由質量管理部門歸檔保存。

3．服務提供過程的測量和監控

（1）公司應按相關的服務提供《工作程序》文件對服務提供過程進行測量和監控。

（2）服務提供過程的測量和監控可採用的主要方法有：自檢和專檢。專檢也可採用全檢或抽檢。

（3）測量和監控服務提供過程時，發現不符合項或不足於滿足顧客需要的服務提供過程，應執行《糾正和預防措施程序》文件（見「五、（五）」改進部分）。

4． 服務的測量和監控

公按《服務質量的評價控製程序》文件對服務質量的測量和監控。

（三）不合格品控制

1．公司應制定並實施《不合格品的控製程序》文件，確保不合格品實現控制。

2．公司應採取以下一種或幾種方法處置不合格品：

（1）採取措施，消除發現的不合格品。

（2）經有關授權人批准，適當時經顧客批准，讓步使用、放行或接收不合格品。

（3）採取措施，防止不合格品原預期的使用或應用。

（四）數據分析

1．數據分析應確定適用的方法，其中包括統計技術。

2．數據分析應提供以下方面的信息：

（1）顧客滿意的信息。

（2）質量目標實現程度的信息。

（3）服務、服務提供過程測量和監控的信息。

（4）供方提供產品或服務的質量信息。

（五）改進

l. 公司應執行《糾正和頎防措施程序》文件。

2．糾正措施程序文件應規定以下內容：

（1）評審不合格（包括顧客投訴）。

（2）確定不合格的原因。

（3）評價確保不合格不再發生的措施是否需要。

（4）確定和實施所需要的措施。

（5）記錄所採取措施的結果。

（6）評審所採取糾正措施。

3．預防措施程序文件應規定的內容：

(1 )確定潛在不合格及其原因。

(2) 評價防止不合格發生的措施是否需要。

(3) 確定並實施所需要的措施。

（4）記錄所採取措施的結果。

（5）評審所採取預防措施。

3、管理體系認證

在激烈的市場競爭中，電話營銷作為一種能夠幫助企業獲取更多利潤的營銷模式，正在越來越多地為眾多企業所採用，且對社會發展具有深遠的影響意義。
作為一種營銷手段，電話銷售能使企業在一定的時間內，快速地將信息傳遞給目標客戶，及時搶占目標市場。電話銷售已經成為幫助企業增加利潤的一種有效銷售模式，其特點省時、省力、省錢，並能快速獲利。
數十年的市場營銷生涯，使我對電話有著深刻的理解。在過去，與客戶面談或交流一定要親臨客戶，經常是把寶貴的時間耗費在趕場途中，更糟糕的是，有時匆匆趕到，卻與顧客未能相遇。今天，電話已經十分普及，我們的營銷方式也因此而發生了革命性的轉變。我們總是電話提前預約，然後全方位開展業務，這樣，不但工作效率得到提高，上面那種令人惱火的現象也得以避免。近幾年的電話營銷，磨煉出我與客戶較強的溝通能力。通過電話與客戶交流過程中，採用提高式的溝通技巧，能夠快速與客戶達成共識，同時也達到自己想要溝通的效果。電話營銷讓我避免了與客戶面對面的交流機會，減少各戶無情拒絕的概率。情緒也不象過去那樣低沉了，生活也隨著陽光燦爛，個人的休閑時間也相對增加，留下了一點富餘的看書機會。這兩年，我曾將這些經驗在訓練課程中與許多的朋友分享，也有不少朋友把他們得益於電話營銷帶給他們的快樂加饋於我，同時也將在電話營銷中產生的眾多問題與我探討。我想將我近幾年來對電話營銷方面的培訓、積累，以及對電話營銷帶給人們的魅力的感受，分享於眾多想在電話營銷領域發展的朋友。
如今，市場競爭下的企業，哪家沒有幾部電話、傳真、電腦什麼的，但真正能夠起到增值作用的又有多少呢？又有多少張訂單是靠電話打回來的呢？陌生市場的開拓在正式電話營銷啟動前，我們必須對電話銷售人員進行專業化、系統化培訓。
第一，讓訓練有素的電話銷售人員。在電話銷售過程中具備有較強的溝通能力，通過語言的魅力，從而達到理想的溝通效果。要想有一個高品質的電話營銷部門，企業必須對業務員進行專業的電話銷售技能訓練。專業電話營銷人員具備自我形象的設計和自我推銷的能力。電話營銷方式是通過電話來達到與客戶交流的目的。盡管客戶看不到我們，但我們應注意自己的形象，這是對客戶最起碼的尊重，也是良好的職業水準的體現。如果你處在一種懶散的狀態中，你的聲音就會傳遞給客戶怠慢和非專業的感覺。在日常的電話銷售工作中，電話營銷人員時刻都應以專業的姿態出現。
第二、嫻熟的電話銷售技巧。
1．電話腳本的設計
（1）設計獨特且有吸引力的開場白是電話銷售不被拒絕，讓客戶繼續聽下去的重要部分。
（2）三十秒原理（客戶願意聽你說話的理由）。
（3）以問題對問題吸引客戶的注意力，這個問題應是具有影響力且客戶關注的。
（4）塑造產品的價值，讓客戶產生強烈需求的理由。
塑造產品的價值是電話營銷過程中，客戶為什麼要聽你講的關鍵（一是產品的介紹、價格，作用、功能、細節等，二是強調果約的重要性，並塑造約訪的價值最大化）。
案例分析：
在一次全國性的公眾演說研習會結束前舉行了一次演講比賽。賽後有10人獲獎。主講老師把自己的領帶取下來，對大家說："我今天要獎給冠軍一份特別的禮物，這份禮物的價值非同尋常。你們可別小看這條領帶，普通的領帶都是用油紙袋或者紙盒包裝，好的領帶是木盒包裝。我這條領帶的特別之處在玩 裝領帶盒的面料和領帶的面料一模一樣。你們再看領帶的背面，一般的領帶背後都是布料的標簽，我這領帶的背後是純金屬的商標，而且鍍了金，上面刻著設計者的名字以及領帶的品牌名。這條領帶是義大利著名領帶公司設計的，只做了4條，就把版給毀掉了。設計師是那家設計公司最好的設計師。這條領帶價值800美金。"主講老師接著說："各位，重點不是這4條領帶面料值多少錢，製作工藝值多少錢，設計值多少錢，重點是全球絕牌的這4條領帶。前兩天有兩條被英國皇室的兩位小王子買走了，他們兄弟一人一條。另外兩條中的一條被美國前總統柯林頓先生買去帶了。餘下的一條被美國最著名的比佛利山莊旁的世界最好的男裝店搶先得手，因為我正好認識那位老闆，所以才能買到。你們現在想想看，這條領帶值不值800美金？"大家說："值！"緊跟著就有人開支票來購買這條領帶。所以，通過這個案例，可見，產品之所以賣不出去，是因為你著一套好的產品的說明方法，對產品的解釋有問題，對產品價值的塑造方法有問題。所以必須要運用一套話術，來塑造產品的價值，這一點非常非常重要。運用不同凡響的語言，所塑造產品的價值，其銷售結果遠遠超過產品本身的價值。
案例一：突破"秘書"關的技巧
（秘書的含義：除董事長以外的所有接聽電話的人）
甲："上午好，請問這是XX商務所嗎？"
乙："是的，請問先生需要得到哪方面的幫助與支持呢？"
甲 ："請這位小姐幫我找XX教練，好嗎？"
乙："請問你有什麼事呢？"
甲："這件事情很重要，需要和XX先生直接電話溝通，希望得到你的幫助，好

嗎？"
乙："請稍等。"
甲 ："謝謝你的電話幫助。"
案例二：
索取準保手記號碼的表達方式
乙："十分抱歉，XX教練被邀請到企業去演講了。"
甲 ："那太好了，祝願XX教練每場演講圓滿成功。"
乙："你有什麼事情嗎？（你有什麼需要得到幫助和支持嗎？）"
甲："這件事很重要，需要與XX教練直接溝通。請問小姐能告訴我XX教練的手機號碼，好嗎？"
案例三：
詢問"秘書"的姓名或姓氏
乙："很抱歉，希望你能留下電話號碼方便嗎？"
甲："那太好了，感謝你對我的幫助，請問您貴姓呢？"
乙："我姓趙。"
2．電話營銷人員必須明白每一通電話想要達到的效果或目的。
3．所打的每通電話，應是通過市場細分的目標客戶群體（行業、領域），並准確無誤地將資訊 傳達給客戶。針求了解客戶的真實需求，判斷他是即刻需求型還是培養需求型。
4．使用標準的專業文明用語。（如您好：我是XX公司的XX，有一個非常好的資訊要傳遞給您，現在與您通話方便嗎？謝謝您能接聽我的電話等等。）
5．面帶微笑及訓練有素的語音、語速和語調。這是通過過程中傳達給客戶的第一感覺--信任感。增加客戶在電話交流時的愉悅感，樂意與你溝通下去的願望。NLP神經語言學強調過，語音、語速、肢體語言和面部微笑的表情在電話銷售中的積極性。微笑是一種有意識地放鬆、友好和禮貌的舉止，通過電話傳達給對方，讓其能夠感覺到你的真誠和可信度。微笑往往給人舒服、自然的感覺，電話銷售中，業務人員感到善意、理解和支持。
6．具有良好的語言溝通能力。溝通的能力要變成有效的能量，需要經過學習、組合，運用各方面的能力互相支援互補，其中最重要的能力是傾聽能力。良好 傾聽能夠准確地了解客戶的真實需求。
案例分析：
去年底，有一位老總到深圳聽取陳安之老師的總裁班課程時非常地激動，就很想把這種教育帶到當地，讓當地更多想成功的人盡快地成長起來。於是，他很快地組織一幫在當地銷售領域很優秀的人士，積極的投入到市場的運用中。首先，對市場進行電話咨訊、調查和調研，經過准確的分析後，發現，想做成功的人很多，都是困惑於非正確的方法。這下好了，他們決定請亞洲成功的權威陳安之先生到內地進行公開授課，他們向壽險業、廣告業銷售領域的朋友展開強烈的電話咨訊傳播攻勢。1000個聽課指標，電話營銷人員僅僅用了1 5天時間，就完成了，平均每人每天要打50通以上的電話。在業務人員僅有8人的情況下，電話帶給企業如此之高的工作效率，可見，訓練有素的專業人員所撥打的每一通高品質的電話，都能給企業帶來巨大的利潤。
電話銷售的關鍵在於電話銷售中的溝通表達方式。如何能夠在最短的時間段里了解到顧客的最大需求及是否為目標客戶，我們通常會採用設計對的問題，問對的問題，溝通進效性的問題，來發現目標客戶內在的深層的需求。在此基礎之上，銷售人員必須以"打對電話找對人的經營策略，在每天、每秒主動出擊，打出每一通高品質的電話來。所有的企業都應以高智能的態度，明智的選擇電話營銷。使電話成為企業--未來市場份額佔有率的重要生產力。向客戶不斷提問對的的問題，銷售時，問對問題，在適當的時候，就能獲取更大的利潤。
世界潛能大師安東尼·羅濱說過："成功者與不成功者最主要的判別是什麼呢？一言以蔽之，那就是成功者善於提出好的問題，從而得到好的答案。"如果你想改變顧客的購買模式，那你就必須改變顧客的思考方式。提出一些好的問題，就可以引導顧客的思維。因為推銷員提出什麼樣的問題，顧客就會做出什麼樣的反應。問題能引導顧客的注意力，注意等於事實。專業的電話銷售人員從不告訴顧客什麼，而總是向客戶提問題。銷售行業的聖言是："能用問的就絕不用說。"多問少說永遠是銷售的黃金法則。但是一定要問對問題。問一個有利有效的問題，問能夠穩定顧客思維方式的問題。在向客戶提問之前，一定要明確你的提問目的。
問對問題的原則：
問簡單容易回答的問題。問YES的問題。問小YES的問題。問幾乎沒有抗拒的問題。
怎樣才能問對問題？
A、"是什麼促使您決定跟我們聯系的呢？"--問潛在客戶一些關於"做"的問題，集中詢問他們的生活中發生了什麼變化。重點問對方設法完成什麼目標，眼下正在做什麼，或者過去做過什麼。
B、在提問題時顯出熱誠、饒有興趣。--顧客對你的問題回答得好壞，一定程度上取決於你的提問方式。
C、在電話溝通中，配合顧客的語速和關鍵詞語。
--如果你發現顧客在重復他自己說話的話，那麼很可能因為他覺得你沒有聽懂他所講的意思。這時你要把他說過的關鍵詞語再重復一遍。
D、在電話溝通中稱呼顧客的姓名，可以吸引顧客的注意力，讓他們感覺到營銷員對他（或她）的尊重。
E、電話溝通時使用通俗易懂的詞語。
--如果必須使用專業術語，一定要向客戶解釋清楚。
F、在電話溝通中，使用"我們"和"我們的"。
--可以使你在顧客的感覺中成為一個面臨相似局面和難題的同伴。
G、在電話銷售中，如有必要，提問時要先獲得對方的允許。
--"我可以問您一個問題嗎？"
7．如何具有良好的親和力
盡量和客戶保持語調和語速的同步，以及使用語言和文字組成的習慣相似。（比如口頭禪、術語等便於與客戶建立融洽的溝通氛圍，記住顧客的姓名。）
大多數人奮斗的目標都是為了成功、成名、成家，可見人對自己的姓名是十分看重的。姓名是人的代號、也可以說是一個人生命的延伸。如果電話營銷員想運用別人的力量來幫助自己，首先要記對方的姓名。
叫出客戶姓名是縮短推銷員與客戶距離的最簡單最迅速的方法。同理，叫不上或叫錯顧客的姓名則與自殺無異。
"是諾 伯爾·威斯哈爾先生本人在接電話嗎"--這樣的言語會使客戶感到快樂，他能立即感到自己被突出於人群之中。
8．養成良好的工作習慣
A、隨時記錄
在手邊放有紙和筆，隨時記下你所接聽或撥打的每一通電話信息（雙色鉛筆、計算器、便箋線、電話記錄本、客戶資料、備忘錄等）。
B、自報家門
無論是接聽還是撥打電話，都應及時報出公司和自己的全名，並詢問對方的公司、姓名和電話號碼，以及通信地址，以便於電話溝通中，不時地稱叫顧客的姓名、更好地了解顧客的真實情況。
案例分析：
（接聽電話）"喂，您好，這里是XX公司，我是XXX，請問，我能為您做什麼呢？"
"請問你們的銷售主管王先生在嗎？"
"對不起，他現在不在，請問怎麼稱呼您？"
"我姓王，我是他的一個客戶，有一件事要咨詢他，他什麼時候回來？"
"對不起，他可能在短時間內回不來，如果方便，請留下您的電話和您所要辦理事務的簡要內容，以便他回來及時回電給您"。
"我的電話是XXX"
"方便留下您的全名嗎？"
"好，我的全名是王XXX"
"確定是這些內容嗎？王女士，我一定及時將您的電話轉告給王主管，謝謝您來電。再見"。
（撥打電話）"喂，您好，我是XXX公司的XX，請問，您是XX公司嗎？XX小姐在嗎？麻煩您為我找一下，好嗎？"
9．積極的工作心態
電話營銷時，具備積極自信的心態尤其重要。因為電話對方的顧客沒有機會用自己的眼睛看到電話營銷員，而只能通過他的言談勾畫出對方的形象。電話營銷員對自己的信心，往往也是顧客對他們的信心。如果電話營銷員把自己看作重要人物，電話對方的客戶也會那麼看。
同樣做電話營銷，那些具備積極心態的營銷員在成交額上大大超過了其他人。
客戶關系的維護
一、各戶服務系統的管理
1．客戶服務系統的分類。
（1）已服務的客戶：實行客戶檔案分類細化管理，分期定時進行電話跟蹤。
（2）正在服務的客戶：從銷售開始進行電話跟蹤到客戶資料進入客戶檔案分類細化管理區。
（3）准客戶：對現行客戶進行分析並根據分析後的需求進入電話培養服務期，增強客戶對企業的信賴感，從而達成促成的效果。
（4）轉介紹的客戶：讓其感受優質的服務和科學的管理。
2．運用電話行銷表達方式對客戶進行跟蹤服務。
3．做客戶後績服務工作，通常有兩個主要目的。
對客戶的購買行為表示感謝，進行加強陳述過程中已建立起來的關系。售後的多種跟蹤服務及對客戶的一種"軟服務"。
下面是4種開展客戶後續服務工作的方法：
親自拜訪：
雖是高成本，卻可以產生最好的交果，能夠與客戶面對面進行雙向溝通的惟一方法。
聯系客戶的關心電話：如果你打算寄致謝卡或感謝信，在此之後可以打一個表示謝意的電話。
電子郵件：
很多時候，發一封電子郵件比打一個電話迅速得多。許多銷售人員說他們費了很多時間製作電話標簽。有些客戶更喜歡使用電子郵件，而且你如果不按他們喜歡的方式與其溝通的話，他們可能會很不高興。如果你知道哪個客戶不習慣總是查收電子郵件的話，最好還是打個電話以防萬一。如果不能確定，可以兩種方法一起使用。
感謝函及致謝卡：
給你的客戶寄感謝函是一種既方便又便宜的客戶服務方法。信函和卡片可以用於感謝客戶簽下定單並承諾繼續為其服務。致謝卡應先印好，在銷售結束後的一段時間內由銷售人員寄出。不過，這種致謝卡有一種很的缺陷：它們都是成批製作的，因而缺少產生客戶滿意的，非常重要的個性化色彩。一點點服務上的差異所帶來的效果真的格外不同。
訪問報告：
訪問報告是一種有助於客戶服務人員之間交流的報告形式。很大一部分的銷售人員都沒有什麼訪問報告，這說明他們缺乏製作銷售計劃，缺乏計劃就等於計劃失敗，不知道你是否同意？
你可以或獨立或綜合地使用上述這4種方法，你最終選擇的方法必須能夠：
（1）告訴客戶你很感謝他的購買；
（2）明確他們對購買是否滿意。
4．做讓顧客感動的服務
被你感動的顧客，才是最忠誠的顧客。
附加價值的開發：服務的附加價值就是指向顧客提供本服務之外，不需要顧客花錢的那部分服務。
現在顧客在意的是：
A、服務人員提供的服務是否有水平、有品質，服務人員行為是否得體，是否能讓顧客感到舒服。
B、產品或服務。你的產品或服務是否符合顧客的需求，同時是否超越了顧客的期望。
C、服務的流程。是否有一流的流程，能夠充分照顧到顧客的感受。
記住永遠要比別人"再多一點努力"、"再多一點關懷"、"再多一點服務"、"再多一點稱贊"、"再多一點打電話給客戶。"你不打那個電話，會有人打的，他們會搶走你的生意。
總之，在激烈競爭的市場競爭中，在電話與營銷相結合的快節奏時代，通過電話、傳真等現代通信技術進行銷售，成功的電話營銷能夠擴大顧客群、提高顧客滿意度、維護顧客等市場行為的手段，實現利潤最大化。

4、ISO9001質量體系認證，銷售部、市場部應該做哪些文件及工作內容？

一般來說與銷售部，市場部相關的ISO9001條款就是7.2，相關的審核思路如下，你可以根據下面的審核思路去建立相應的文件程序，當然還要看你們的《質量手冊》里對7.2的描述，引用了哪些內部文件，這些文件是否存在，例如：「銷售合同管理規定」、「訂單管理規定」之類的內部管理文件
與顧客有關的過程
1、 涉及的標准要求
主要條款：7.2.1，7.2.2，7.2.3
相關條款：5.2，8.2.1，4.2.4
2、 審核思路
1) 查與顧客有關過程的職責安排及分工，包括與產品有關的要求的確定、評審，與顧客有關的聯系介面等；
2) 查與顧客有關的質量目標，與經營及合同管理有關的質量目標；
3) 與產品有關的要求的確定、評審有何要求？與顧客的溝通做了哪些安排？
4) 抽取主要產品，查有關產品的要求(顧客明示的或隱含的要求、法規要求、組織自己附加的要求)是否明確？
5) 查與產品有關的要求的評審：
--- 評審是否按要求實施？
--- 產品要求是否明確規定？
組織是否有能力滿足這些要求，包括技術條件、數量、交貨期等各種要求？
--- 組織和顧客雙方是否存在矛盾或不一致？
6) 評審中發現問題時是否採取了後續措施？
7) 口頭合同/訂單要求的評審是否按要求實施？
8) 是否有特殊情況下對產品信息的提前評審？
9) 產品要求變更時相關文件是否得到了修改？是否傳達到了相關人員？
10) 查與顧客的溝通：
--- 產品的信息如何與顧客溝通？
--- 顧客的問詢、對合同和訂單的處理通過什麼渠道溝通？
--- 顧客的意見、抱怨和投訴如何受理？
a) 是否對顧客反饋的信息進行了記錄並及時處理，特別是顧客的抱怨、投訴？
b) 對顧客的意見、抱怨和投訴是如何處理的？
11) 查對顧客有關的管理過程的質量檢查及其改進。
3．審核的客觀
1) 相關的職責及分工的規定；
2) 相關的質量目標；
3) 與顧客有關的文件；
4) 抽樣選取的與顧客簽訂的合同、協議和與產品有關的需求的記錄等產品承諾的文件；
5) 相關的法律法規要求，如產品標准、行業規范、國家法規等；
6) 組織確定的產品要求，如市場調研報告、產品研發申請或任務書等；
7) 對產品要求評審的證據，如合同評審記錄及支持性證據、項目立項批准文件；
8) 口頭合同、訂單、要求的登記台帳，相應的評審證據，如記錄中或發貨單據中的情況說明及授權人簽字；
9) 產品要求變更時相關文件的修改情況，相關人員的掌握情況；
10) 與顧客溝通的記錄；
11) 顧客的意見、抱怨和投訴的記錄及處理證據；
12) 顧客有關的管理過程的質量檢查記錄及其改進措施證據。

5、為什麼要在體系中設計溝通，參與和協商程序

及時、准確地收集、傳遞反饋有關信息，做好信息交流與協商的管理，以確保質量、環境、職業健康安全管理體系有效運行

公司內部信息的溝通處理，以及與外部相關方的信息交流。

3.1  辦公室負責本程序的編制、修改和組織實施；負責統籌公司對內外相關信息的傳遞、處理；負責組織協商工作；負責顧客和相關方的來信、來訪接待處理。 

3.2  各部門、項目經理部負責本職能范圍內信息的收集、傳遞、處理。 

3.4  職業健康安全的員工代表，代表員工參與職業健康安全有關事務。

4.1  協商和溝通的內容 

4.1.1  外部協商和溝通的內容包括： 

a. 向相關方宣傳組織的職業健康安全方針； 

b. 政策法規標准類信息，如與質量、環境、職業健康安全有關法律法規、條例、標准和來自上級部門的信息等； 

c. 有關危險源辨識、風險評價和確定風險控制措施的結果方面的信息；

d. 接收和答復相關方的投訴、抱怨、咨詢和建議等信息； 

e. 其它需溝通的、與相關方有關的信息。 

4.1.2  內部協商和溝通的內容包括： 

a. 質量、環境、職業健康安全適用的法律法規和其他要求的遵循情況； 

b. 質量、環境、職業健康安全方針、目標、管理方案、各項政策、計劃、制度的制定和實施情況； 

c. 內審、外審、管理評審的結果；

d. 監測、測量的結果；

e. 組織員工參與協商的計劃；

f. 事件、不符合與處理情況；

g. 應急准備與響應情況；

h. 質量、環境、職業健康安全管理體系運行控製程序執行情況；

i. 各部門或單位之間日常聯絡、常規報表及其他信息；

j. 了解誰是員工代表和員工的建議等。

 4.2  信息的收集、處理與溝通

信息可採用書面資料、記錄、公告欄、內部刊物、討論交流、電子媒體、通訊等方式予以傳遞。 

4.2.1  外部信息的收集與溝通 

4.2.1.1 相關方要求提供信息時，各有關部門或單位將公司的管理方針及有關要求傳遞給相關方。 

4.2.1.2  辦公室負責收集顧客、相關方、上級或政府部門的來信、來訪、來電，傳遞至相關部門處理。 

4.2.1.3  各部門、項目經理部在收到有關政策法規標准類信息，按《法律法規和其他要求管理程序》執行。 

4.2.1.4  相關方抱怨及其他信息，由各部門或項目經理部分別接收，要求答復的要將處理結果及時傳遞給相關方。 

4.2.1.5 對本公司的重要環境因素有關信息是否對外交流，都要形成文件。如決定對外交流，應規定交流的方式並實施。

 4.2.2  內部信息的收集和處理 

4.2.2.1  正常信息的處理，各部門、項目經理部的信息根據相關文件的規定直接收集並傳遞日常信息。 

4.2.2.2  不合格或（潛在的）不合格信息的處理詳見《事件調查和不符合處理程序》。

4.2.2.3  緊急狀態下的信息執行《應急准備與響應控製程序》。 

4.3  對體系運行中產生的信息，由產生部門及時傳遞到有關部門，並做好記錄。 

4.4  各部門要按《文件控製程序》的要求，對接收和傳遞的信息建立收發文登記，予以記錄。

 4.5  協商 

4.5.1 辦公室是協商的主管部門，負責組織協商工作。 

4.5.2 企業員工及其職業健康安全代表參與協商。各部門、項目經理部的職業健康安全代表由群眾產生。職業健康安全代表由二年以上，有一定實踐經驗，具備職業健康安全常識，熱情為職工服務的兼職人員擔任。員工參與協商的內容包括： 

-----適當參與危險源辨識、風險評價和控制措施的確定；  

-----適當參與事件調查； 

-----參與職業健康安全方針和目標的制定和評價；  

-----對影響他們職業健康安全的任何變更進行協商；   

-----對職業健康安全事務發表意見。 

協商的主管部門應告知員工代表關於他們的參與安排，包括誰是他們的職業健康安全事務代表。 

4.5.3職業健康安全代表負責收集本部門/單位的職業健康安全信息與各級領導協商解決職業健康安全有關事宜，隨時向辦公室報告。 

4.5.4 協商還包括公司與承包方就影響他們的職業健康安全的變更進行協商。

6、企業的有效溝通體系怎麼建立？

企業的有效溝通體系，各庄有各庄的高招。愚之經驗：一、會議制度。1、月（或周）職工大會。2、公司中層周會。3、部門日晨會。二、公司網站、公司郵箱、公司論壇。三、簡訊、微博。四、非正式組織溝通。5、培訓。6、文體活動等。

7、質量體系的建立與運行情況

質量體系運行以來，供銷部積極主動與顧客進行溝通，收集顧客反饋意見。體系運行以來，沒有發生顧客投訴現象。為了更好的滿足顧客需求，供銷部採用電話調查等方式，對本公司的主要客戶進行了有關產品質量、包裝質量、服務質量及價格等方面的調查，顧客的滿意度達到93.5分，並對顧客提出的意見和建議及時與顧客進行了溝通和答復，滿足了顧客的要求，提高了顧客的滿意度。

一、糾正和預防措施實施情況

體系運作初期難免有這樣那樣的問題，為了發現問題解決問題，我們自我檢查，嚴格按文件要求進行了內審和管理評審，對發現的不符合項進行了原因分析，制定措施，責成責任部門限期整改在規定的時間內全部關閉。同時，對管理評審中存在的問題，制訂了相應的糾正措施，並已進行了整改，效果得到了驗證。通過對糾正和預防措施的實施，表明我們的質量管理體系在不斷的改進，並且能夠滿足實現公司質量方針和目標的要求。

二、體系運作存在的問題

1. 在體系運作過程中，由於對體系文件的理解不到位，有些工作僅為浮於表面，不夠深入。

2. 指定的計劃執行力度好不夠，應加強制定計劃的科學合理性以及執行力度。

3. 加強各部門人員的能力培訓，使體系的運行持續改進更加的科學規范。

三、體系實施改革

不斷加強各個崗位人員的能力培養，加強體系中的作業指導文件的制定和修訂，使體系的運行不斷科學和符合公司實際的需求。進一步嚴格把好檢驗關，保證產品質量、進度，做好記錄檔案及管理；繼續加強生產現場管理，保證安全生產。

8、如何建立完善良好的溝通渠道

（1）開列溝通情境和溝通對象清單 這一步非常簡單。閉上眼睛想一想，你都在哪些情境中與人溝通，比如學校、家庭、工作單位、聚會以及日常的各種與人打交道的情境。再想一想，你都需要與哪些人溝通，比如朋友、父母、同學、配偶、親戚、領導、鄰居、陌生人等等。開列清單的目的是使自己清楚自己的溝通范圍和對象，以便全面地提高自己的溝通能力。 （2）評價自己的溝通狀況 在這一步里，問自己如下問題： ·對哪些情境的溝通感到愉快？ ·對哪些情境的溝通感到有心理壓力？ ·最願意與誰保持溝通？ ·最不喜歡與誰溝通？ ·是否經常與多數人保持愉快的溝通？ ·是否常感到自己的意思沒有說清楚？ ·是否常誤解別人，事後才發覺自己錯了？ ·是否與朋友保持經常性聯系？ ·是否經常懶得給人寫信或打電話？ …… 客觀、認真地回答上述問題，有助於了解自己在哪些情境中、與哪些人的溝通狀況較為理想，在哪些情境中、與哪些人的溝通需要著力改善。 （3） 評價自己的溝通方式 在這一步中，主要問自己如下三個問題： ·通常情況下，自己是主動與別人溝通還是被動溝通？ ·在與別人溝通時，自己的注意力是否集中？ ·在表達自己的意圖時，信息是否充分？ 主動溝通者與被動溝通者的溝通狀況往往有明顯差異。研究表明，主動溝通者更容易與別人建立並維持廣泛的人際關系，更可能在人際交往中獲得成功。 溝通時保持高度的注意力，有助於了解對方的心理狀態，並能夠較好地根據反饋來調節自己的溝通過程。沒有人喜歡自己的談話對象總是左顧右盼、心不在焉。 在表達自己的意圖時，一定要注意使自己被人充分理解。溝通時的言語、動作等信息如果不充分，則不能明確地表達自己的意思；如果信息過多，出現冗餘，也會引起信息接受方的不舒服

9、項目溝通管理的管理體系

回想一下你所經歷的項目，有沒有出現過以下這樣的情況：客戶在檢查項目階段成果時，指出曾經要求的某個產品特性沒有包含在其中，並且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項目組的成員，糟糕的是作為項目經理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了；或者，你手下的程序員在設計評審時描述了他所負責的模塊架構，然而軟體開發出來後，你發現這和你所理解的結構大相徑庭……
可能你遇到的情況比上面談到的還要復雜。問題到底出在哪兒呢？其實很簡單，就兩個字——溝通。以上這些問題都是由於溝通引起的，溝通途徑不對導致信息沒有到達目的地。 「心有靈犀一點通」可能只是一種文學描繪出的美妙境界。在實際生活中，文化背景、工作背景、技術背景可以造成人們對同一事件理解方式偏差很大。
在項目中，溝通更是不可忽視。項目經理最重要的工作之一就是溝通，通常花在這方面的時間應該佔到全部工作的75%-90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發現潛在的問題、控制好項目的各個方面。 項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。
設想一下，當你被任命接替一個項目經理的職位時，最先做的應該是什麼呢？召開項目組會議、約見客戶、檢查項目進度……都不是，你要做的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結構、信息的發布方式、信息的內容、每類溝通產生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎之上熟悉項目的其它情況。 在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。
曾經碰到一個項目經理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發現進度比想像慢得多，以後的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現問題並不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。當溝通是項目經理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。
溝通渠道
溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是「過濾」，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范、名譽、權利、組織狀態等等，由於工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異，給溝通帶來不變和困難。
如果深層次剖析溝通，其實可以用一個模型來表示：
從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態。
如果結合項目，那麼項目經理在溝通管理計劃中應該根據項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，並且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。 工程項目是基於工程項目實施者和利益關系人緊密協作完成特定任務的過程，在此過程中不僅涉及到工程項目實施者內部的分工協作，還涉及到工程項目利益關系人，由於存在大量的分工協作（介面），因此也就存在了大量的溝通問題。
提高
1、組建一個好的項目組
在組建項目部時，要視項目的復雜程度，根據知識、專業、能力、性格等要素優勢互補的原則選配項目組的主要成員。高效的項目組織能形成良好的「項目精神」，減少不必要交流和合作的數量，以提高項目組的溝通效果。一個好的項目組應當具備完成項目任務，實現預期目標的能力，即使在項目遇到困難時，項目組也能發揮集體的力量去克服各種困難，使項目始終良好運行，這是一種系統能力，是通過項目組成員間的良好溝通和協作而體現出來的。
2、建立完善的項目溝通管理體系
建立良好的項目溝通管理體系首先應構建項目組的溝通網路，決定項目各關系人的信息溝通需求；明確網路溝通中各關系人的職責和許可權；建立溝通反饋機制，信息發送出去，對方接收到之後，必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性；建立定期檢查項目溝通情況制度，保持信息溝通的順暢和有效；做好溝通計劃的編制、信息分發、績效報告和管理收尾工作。
3、正確處理工程項目各介面協調關系
（1）正確處理總承包方與業主的關系
總包方要正確理解業主的設計意圖和要求，在設計中定期向業主匯報設計進展，交換意見，如果業主有好的建議，在不違反設計標准、規范、設計初衷的情況下，盡量滿足業主的設計變更要求，以創造良好合作氛圍。
（2）處理好與分包商的溝通協調關系
總包方應主動、積極、詳細地向分包方介紹工程概況，技術要點和工程進度、並對分包方的工程進度和質量進行全程的跟蹤控制，對各分包方施工平面幾交叉施工方面進行綜合協調；各分包方作為項目的建設者，在施工中遇到困難，例如：場地、材料、機具等問題，要加強與總包方溝通，通過總包方的及時溝通解決施工中出現的各種問題。
（3）正確處理總承包方內部的協調關系
作為總承包方，內部是否協調一致尤為重要，由於項目涉及設計、采購、施工、設備安裝等各項工作，各專業組之間的協調也相當重要，總承包方要加強內部的協調溝通，形成全面統籌、信息暢通的內部管理格局。如：設計組憑借技術優勢，不但要對整個工程的技術負責，同時要對設備組定貨提供技術支持，解決現場出現的各種技術問題；設備組要積極與主動與設計溝通，了解設計人員的意圖，並隨時與施工組保持聯系，根據施工工期的要求，積極組織貨源，保證工程順利按進度進行；施工組要藉助與設計人員的交流，保證工程質量，滿足設計要求，同時將施工進度及時反饋給設備組，以保證設備能及時組織到位。
4、選好工程項目經理
（1）項目經理有較強溝通管理意識
項目經理必須認識溝通在項目管理中的作用。項目經理所做的每一件事情都包含溝通，項目經理沒有信息就不可能進行管理，而信息只有通過溝通得到。所以項目經理必須有很強的溝通意識，要花50%—70%的精力用於溝通，同時要掌握提高溝通有效性的基本原則，做到盡早溝通和主動溝通。盡早溝通和主動溝通要求項目經理有一定的前瞻性，定期和相關人員建立溝通，及時發現當前問題和潛在問題，採取有效措施，避免項目實施中不必要的損失。項目經理要利用好啟動會議，促進項目組成員的相互了解、熟悉，明確各項目組成員角色分工、職責和許可權，與其他成員的介面，並使所有成員對項目目標和工作計劃充分了解。
（2）項目經理要熟悉專業技術
工程項目經理未必是樣樣精通的專才，但至少應該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復雜的大型項目管好。對項目中某一專業領域一點也不懂的項目經理，就很難與項目組中該領域的成員溝通，難以監督和檢查他們工作的效率和質量。
（3）項目經理要有良好的溝通技巧
項目溝通首先要有明確目的。溝通前，項目經理要弄清楚作這個溝通的真正目的是什麼？要對方理解什麼？確定了溝通目標，溝通的內容就圍繞溝通要達到的目標組織規劃，也可以根據不同的目的選擇不同的溝通方式。
其次，要做到充分的「聽」與藝術的「說」。項目經理只有集中精力地聽，才能領會講話者的意圖，只有領會了講話者的意圖，才能選擇合適的語言和方法進行溝通。
第三，發揮權威，終止爭論。工程項目溝通過程中不可避免地存在爭論，諸如在技術、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止，終結這種爭論的最好辦法是項目經理發揮權威性。
5、保持暢通的溝通渠道，保證溝通的有效性
項目溝通中典型的問題是「過濾」，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范等等，經常碰到由於工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異。因此，參與項目組的成員都必須以項目「語言」方式傳達和接收信息，同時了解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。
其次，建立溝通平台，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞中保持原始狀態。
第三，建立溝通反饋機制，保證溝通的有效性。在項目實踐中，採用了適當的溝通方式，運用了有效的溝通技巧，並不一定就能得到准確的回應，因此，對於重大問題的溝通或者多人之間的溝通，必須要求信息接受方對信息的溝通結果進行確認和復述，以確保信息的正確和有效。
6、採用正確的溝通形式，克服不良的溝通習慣
工程項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進行通知、確認和明確要求等活動，語言文字運用得是否恰當直接影響溝通的效果。使用語言文字時要簡潔、明確。
口頭溝通過程中應該坦白、明確，避免由於文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。此外，還可藉助於形體語言進行溝通，像肢體語言、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補充方式。它能擺脫口頭表達的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。
在項目溝通中要特別注意要克服不良的溝通習慣，該用書面溝通的不用口頭溝通，該與項目經理溝通的，不於組員溝通，該今天溝通的，不拖到明天溝通，要嚴格執行溝通規則，避免出現項目溝通中的失誤。
7、重視溝通效率，節約溝通成本
溝通對項目的重要性是毋庸置疑的，但項目經理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進而會影響整個項目的成本和進度。所以，要盡量採取節省成本的方式達到溝通的目的，能網路會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達到目的的，不必面談；能用規章制度標准化的事情，沒必要個案溝通。
工程項目內部如何進行有效的溝通，是一個復雜而又必須予以解決的問題。項目溝通效果的好壞，在很大程度上決定了項目的成功與否，因而研究項目溝通效果具有十分重要的意義。